Comment faire un suivi de temps et calculer les heures facturables en tant que freelance en cybersécurité.

Les heures facturables font référence au temps consacré aux projets que les clients peuvent facturer à un taux horaire convenu en amont du projet.

Les entreprises, les agences, les entrepreneurs et les indépendants utilisent souvent les heures facturables pour facturer les services qu’ils fournissent à leurs clients.

Pour cela, les freelances doivent faire un suivi de temps. Il s’agit du temps qu’ils passent sur chaque projet, chaque jour. Communément appelé CRA (ou Compte Rendu d’Activité), le freelance peut devoir remplir ce CRA tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois selon ce qui a été convenu en amont.

Le suivi du temps est essentiel pour assurer une facturation précise et gagner les fonds auxquels vous avez droit.

Ceux qui débutent seuls et de zéro, découvrent rapidement que le suivi du temps devient l’une de leurs tâches les plus importantes.

Les clients veulent non seulement savoir combien de temps vous passez sur leur travail. Mais ils veulent également savoir combien de temps il vous faut pour terminer un projet.

C’est pour cette raison que je vais d’abord vous expliquer comment faire un suivi de temps. Ensuite, je vais vous présenter comment le facturer.

Comment faire un suivi de temps en cybersécurité ?

Fixez les heures de votre travail :

L’avantage qu’à un freelance en cybersécurité, c’est qu’il peut travailler à n’importe quelle heure de la journée. Que vous soyez en full remote ou sur site, il est important de se fixer des horaires de travail précis (8h-18h, 9h-18h …).

Faites un planning et divisez votre temps si vous avez plusieurs projets :

En tant que freelance en cybersécurité, il est probable que vous ayez plusieurs missions en parallèle. Ce qui implique plusieurs deadlines à respecter. Prenez le temps qu’il vous faut, fixez vos dates et accomplissez vos tâches par ordre de priorité. Notez tous les projets que vous devez accomplir et organisez-les dans un planning détaillé sur un classeur excel, sur trello ou dans votre agenda outlook.

Ne vous surchargez pas !

Ne devenez pas dépendant de votre propre travail. Il faut prendre du temps pour soi-même pour maximiser la productivité et garder l’idée de rester ‘indépendant’ de votre employeur.

Refusez du travail si vous constatez que vous n’avez pas le temps de l’effectuer. Prenez même des jours de congé si nécessaire.

Comment facturer votre temps en cybersécurité ?

Avant de commencer à traiter les affaires des clients, veuillez noter l’heure exacte à laquelle vous avez commencé un projet. Notez le dans votre agenda pour ne pas oublier. Vous serai content de ressortir cette traçabilité du temps en cas de litige avec l’un de vos clients !

De même, notez l’heure à laquelle vous avez cessé de travailler. Cela vous aidera même à répartir votre temps.

Ensuite, définissez votre période de paiement. Certains tiennent des comptes hebdomadaires, tandis que d’autres tiennent des comptes mensuellement en cybersécurité. La période comptable est généralement la fréquence à laquelle les factures sont envoyées aux clients.

Lorsque vous devez calculer le temps de facturation, veuillez vous référer au CRA fournit à chaque client.

Les jours facturables sont généralement arrondis à la demi-journée. Arrondissez chaque entrée en conséquence.

Par exemple, si vous passez 2 jours et 4h à travailler avec un client X, vous allez facturer pour 2,5 Jours.

Faites le total de vos estimations arrondies pour chaque client. Enregistrez ensuite tous les totaux séparément dans des fichiers de facturation.

Cela simplifiera le processus de facturation lorsqu’il est nécessaire d’envoyer des factures clients.

Multipliez le nombre total de jours facturables par client par votre taux de facturation journalier, le TJM. Par exemple, si votre taux journalier facturable est de 500€ et que vous accumulez 2 jours facturables pour le client X, vous facturerez 1000€ au client X.

Maintenant c’est à vous de jouer !

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